MEDIAN Richtlinie zum Hinweisgeberschutz
MEDIAN Hinweisgebersystem
(Stand 10.2024)
1. Einleitung
2. Hinweisgebende Personen
3. Regelverstoß
4. Meldung von Hinweisen, Anonymität
5. Bearbeitung der Hinweise
6. Schutz der hinweisgebenden Person
7. Verantwortlichkeit und Ansprechpartner
8. Vertraulichkeit und Datenschutz
9. Berichterstattung
10. Gesetzliche Bestimmungen
11. Kosten
(1) Die MEDIAN Unternehmensgruppe schützt hinweisgebende Personen und legt großen Wert auf Ehrlichkeit, Integrität, Transparenz und eine vertrauensvolle Kommunikation. Diese Richtlinie beschreibt das MEDIAN Hinweisgebersystem und die zur Verfügung stehenden Meldewege. Darüber hinaus wird der Umgang mit den Informationen der Hinweisgebenden zu Regelverstößen beschrieben. Diese Richtlinie wendet sich an alle potentiellen hinweisgebenden Personen.
(2) Helfen Sie uns, Regelverstöße und Missstände aufzudecken und abzustellen, um unser gemeinsames Arbeitsumfeld zu schützen und drohende Schäden abzuwenden.
Hinweise auf Regelverstöße können Mitarbeitende, Patientinnen und Patienten sowie Geschäftspartner und Dritte ohne Sorge vor persönlichen Konsequenzen melden. Hinweisgebende Personen werden durch das Hinweisgeberschutzgesetz besonders geschützt. Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Wir ermutigen insbesondere alle Mitarbeitenden, zur Aufklärung von Bedenken den offenen und konstruktiven Dialog zu suchen und Hinweise zu geben.
(1) „Regelverstöße“ sind vorsätzliche oder fahrlässige Handlungen oder Unterlassungen gegen Rechtsvorschriften, die straf- oder bußgeldbewährt sind. Als Regelverstöße bewerten wir insbesondere unter anderem:
- allgemeine Straftaten wie z.B. Diebstahl, Betrug, Untreue, Bestechung und Bestechlichkeit
- Verstöße gegen relevante Rechtsvorschriften unserer Compliance-Risikoschwerpunkte, insbesondere Gesundheitsschutz, Arbeitsplatzsicherheit, sexuelle Belästigung, Diskriminierung, Datenschutz, Buchhaltungsverstöße und Bilanzbetrug, Wettbewerbs- und Kartellverstöße, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie die Verletzung menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten
- Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union in den in § 2 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) definierten Themenfeldern (https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/index.html).
(2) Es liegt auch ein Regelverstoß vor, wenn die von MEDIAN bereit gestellten Meldewege bewusst für wahrheitswidrige Behauptungen missbraucht werden. Wir versichern, dass eine hinweisgebende Person, die in der Überzeugung handelt, dass ihre Darstellung der Wahrheit entspricht, keine Nachteile erfährt.
(1) Hinweise können über die folgenden drei Meldekanäle angegeben werden:
a) Meldeplattform des MEDIAN Hinweisgebersystems unter https://median-kliniken.advowhistle.de/
oder alternativ Aufruf über die Fußzeile auf der Website www.median-kliniken.de
oder im MEDIAN Intranet über den Button 
b) per Mail an hinweis@median-kliniken.de
c) und zu den üblichen Geschäftszeiten telefonisch unter +49 6131 4896110.
(2) Für die Meldung von anonymen Hinweisen wird die Nutzung der besonders geschützten Meldeplattform empfohlen. Alle Meldekanäle führen direkt zu den Vertrauensanwältinnen und anwälten der Kanzlei Bette Westenberger Brink (vgl. Abs. 4), die wir mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems beauftragt haben. Der Zugang zur digitalen Meldeplattform ist barrierefrei und kann von Mitarbeitenden auch über das MEDIAN Intranet aufgerufen werden. Die Vertrauensanwältinnen und -anwälte stehen nach entsprechender Vereinbarung auch für persönliche Treffen bereit.
(3) Hinweise können unter Angabe des eigenen Namens oder vollständig anonym, ganz wie von der hinweisgebenden Person gewünscht, abgegeben werden. Die Identität der hinweisgebenden Person bleibt in jedem Fall geschützt. Die Inhalte der eingehenden Hinweise werden nur dann an die MEDIAN Unternehmensgruppe weitergegeben, wenn die hinweisgebende Person den Vertrauensanwälten gegenüber ausdrücklich ihre Zustimmung erteilt. Sofern hinweisgebende Personen ihren Namen bei der Hinweisabgabe nennen, erfolgt eine Offenlegung der Identität ebenfalls nur dann, wenn die hinweisgebende Person der Preisgabe des eigenen Namens ausdrücklich zustimmt.
(4) Die Vertrauensanwälte behandeln alle Hinweise strikt vertraulich und sind gegenüber der MEDIAN Unternehmensgruppe weder verpflichtet noch berechtigt, die Identität hinweisgebender Personen offenzulegen. Auf die digitale Meldeplattform haben ausschließlich die Vertrauensanwältinnen und Vertrauensanwälte Zugriff.
(1) Die über die Meldekanäle eingehenden Hinweise erhalten und bearbeiten unsere hierfür bestellten und im Meldeportal namentlich benannten Vertrauensanwälte der Kanzlei Bette Westenberger Brink. Diese sind als unabhängige Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte beruflich zur Verschwiegenheit gegenüber Behörden und allen Dritten verpflichtet und behandeln Ihre Hinweise in unserem Auftrag absolut vertraulich.
(2) Der hinweisgebenden Person wird der Eingang des Hinweises innerhalb von 7 Tagen bestätigt. Innerhalb von 3 Monaten erhalten die hinweisgebenden Personen eine Mitteilung darüber, wie ihrem Hinweis nachgegangen wurde. Die Vertrauensanwälte prüfen alle eingehenden Hinweise auf Plausibilität, inhaltliche Substanz und rechtliche Relevanz und dokumentieren die rechtliche Einordnung, auch soweit Anhaltspunkte auf Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten bestehen oder weitere interne Ermittlungen erforderlich sein könnten.
(3) Für von Hinweisen betroffene Personen gilt die Unschuldsvermutung, solange nicht der behauptete Regelverstoß nachgewiesen ist. Eine Untersuchung zur Aufklärung des Sachverhaltes wird dann initiiert, wenn konkrete Hinweise für einen relevanten Regelverstoß vorliegen.
(4) Mit Eingang eines Hinweises über das Meldeportal wird ein geschütztes Postfach für die hinweisgebende Person eingerichtet, über welches ein anonymer Dialog mit dem Ziel möglichst hoher Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Glaubwürdigkeit geführt werden kann. Die gesamte Kommunikation erfolgt verschlüsselt und ist auch technisch vor dem Zugriff unberechtigter Dritter gesichert.
(5) Hinweise, die in den Anwendungsbereich fallen und schlüssig sind, werden als relevante Hinweise eingestuft und es wird seitens der Vertrauensanwälte eine weitergehende Sachverhaltsaufklärung initiiert. Die Vertrauensanwälte ersuchen die hinweisgebende Person bei Bedarf um weitere Informationen. Die Kommunikation kann ebenfalls vollständig anonym erfolgen
(6) Die Vertrauensanwälte klären hinweisgebende Personen zu den hier vereinbarten Prozessen und die rechtliche Einordnung ihrer Hinweise auf, ohne diesen eine rechtliche Beratung zu erteilen.
(7) Soweit es sich erkennbar um Beschwerden von Patienten oder (arbeits-)rechtliche Sachverhalte ohne erkennbare Hinweise auf einen Regelverstoß handelt, werden hinweisgebende Personen an das MEDIAN Beschwerdemanagement bzw. Qualitätsmanagement oder die Rechts- bzw. Personalabteilung verwiesen.
(8) Lediglich Hinweise mit hinreichender Wahrscheinlichkeit auf einen Regelverstoß („validierte Hinweise“) werden mit der rechtlichen Einordnung ausschließlich an MEDIAN Compliance (siehe Nr. 7.) weitergegeben. Bei Hinweisen auf einen Regelverstoß durch MEDIAN Organmitglieder erfolgt die Weitergabe an den ranghöchsten nicht betroffenen Geschäftsführer. Sind Personen betroffen, deren Aufgabe es ist, den Hinweisen intern nachzugehen, erfolgt die Weitergabe direkt an die Geschäftsführung.
(9) Die Offenlegung der Identität und die Weitergabe von Hinweisen von den Vertrauensanwälten an MEDIAN erfolgen nur dann, wenn die hinweisgebende Person dem ausdrücklich zustimmt. Soweit hinweisgebende Personen dies im Einzelfall ablehnen, werden sie darüber in Kenntnis gesetzt, dass aufgrund ihrer Meldung keinerlei Aktivitäten ausgelöst werden. Eine Weitergabe erfolgt jedoch dann unabhängig vom Willen der hinweisgebenden Person, wenn eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht.
(1) Die Vertrauensanwälte und MEDIAN Compliance behandeln die im Rahmen des Hinweisgeberverfahrens erlangten Informationen grundsätzlich vertraulich. Dies gilt insbesondere für die darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Identität der hinweisgebenden Person wird, sofern diese überhaupt bekannt ist, und die hinweisgebende Person nicht die Möglichkeit der anonymen Hinweisabgabe nutzt, nicht offengelegt. Etwaige gesetzliche und behördliche Offenlegungs- und Meldepflichten sind vom Grundsatz der Vertraulichkeit ausgenommen.
(2) Innerhalb der MEDIAN Unternehmensgruppe tolerieren wir Verhaltensweisen, mit denen eine hinweisgebende Person diskriminiert oder Druck auf sie ausgeübt wird, nicht. Wir versichern, dass eine hinweisgebende Person, die in der Überzeugung handelt, dass ihre Darstellung der Wahrheit entspricht, keine Nachteile erfährt.
(1) Verantwortlich für das Hinweisgebersystem, das zentral für alle Tochtergesellschaften der MEDIAN Unternehmensgruppe eingerichtet wurde, ist die MEDIAN Unternehmensgruppe B.V. & Co. KG.
(2) Für die interne Sachverhaltsaufklärung ist in der Unternehmenszentrale in Berlin MEDIAN Compliance zuständig. MEDIAN Compliance bearbeitet die von der Meldestelle eingehenden Hinweise unabhängig, unparteiisch und vertraulich und beantwortet Fragen der hinweisgebenden Personen. Die Kontaktdaten lauten:
MEDIAN Unternehmensgruppe B.V. & Co. KG, Compliance, Franklinstraße 28-29, 10587 Berlin, compliance@median-kliniken.de.
(1) Jeder eingehende Hinweis wird dokumentiert und unter dem Gebot der Vertraulichkeit bearbeitet. Bei der Entgegennahme von Hinweisen durch die Vertrauensanwälte wird die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sichergestellt. Eine Löschung personenbezogener Daten findet nach Zweckerreichung statt oder wenn kein berechtigtes Interesse mehr besteht, frühestens jedoch drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens, sofern keine weiteren Archivierungs- und Bereithaltungspflichten bestehen.
(2) Die MEDIAN Unternehmensgruppe bearbeitet alle erhaltenen Daten entsprechend der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ebenso unter dem Gebot der Vertraulichkeit und stellt die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sicher. Die innerhalb der MEDIAN Unternehmensgruppe mit dem Hinweisgebersystem betrauten Personen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Die Vertraulichkeit bezieht sich auf die hinweisgebenden Personen, die Personen, die Gegenstand der Meldung sind sowie sonstige in der Meldung genannten Personen.
(3) Die Vertrauensanwälte handeln als Verantwortliche im Sinne von Artikel 4 Nr. 7 DSGVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der internen Meldestelle stützt sich auf § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
(4) Bei Hinweisen, die nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen werden personenbezogene Daten von den Vertrauensanwälten nur dann an die Ansprechpartner bzw. die Geschäftsleitung oder das Aufsichtsorgan weitergeleitet, wenn im Rahmen einer vorzunehmenden Interessenabwägung die Interessen der MEDIAN Unternehmensgruppe und deren Tochterunternehmen an der Aufklärung des gemeldeten Regelverstoßes die schutzwürdigen Interessen des Betroffenen an der Unterlassung der Weitergabe der personenbezogenen Daten überwiegen. Das ist regelmäßig bei validierten Hinweisen der Fall.
(1) MEDIAN Compliance erhält von den Vertrauensanwälten per 30.06. und 31.12. des Jahres den Bericht der Meldestelle. Dieser Bericht enthält Angaben zur Meldestelle, das Hinweisaufkommen, quantitative Angaben zu Hinweisen unter Benennung der Sprache, gewählte Meldekanäle und Themen. Inhaltlich wird zusammenfassend über die Hinweise berichtet. Der Bericht enthält keinerlei Informationen zu den Hinweisgebenden.
(2) Der Bericht der Meldestelle wird in dem zu erstellenden MEDIAN Compliance Bericht erwähnt und diesem beigefügt. Der MEDIAN Compliance Bericht wird den Wirtschaftsprüfern der MEDIAN Unternehmensgruppe für die Erstellung des Jahresabschlusses und zusammen mit dem Jahresabschluss den Finanziers der MEDIAN Gruppe bekannt gegeben.
Hinweisgebende und von Hinweisen betroffene Personen sind durch das Hinweisgeberschutzgesetz gesetzlich geschützt. Die Vorschriften regeln Vertraulichkeit und Verfahren zum Umgang mit Hinweisen. Mit der Einführung des MEDIAN Hinweisgebersystems und dieser Richtlinie setzen wir die Vorgaben des HinSchG für unser Unternehmen um.
Das Hinweisgeberverfahren ist für alle hinweisgebenden Personen kostenfrei. Hinweisgebenden, die Hinweise von außerhalb des MEDIAN Netzwerks oder telefonisch abgeben, können Kosten für die genutzten Internetdienste oder Telefonverbindungen entstehen.
Download der MEDIAN Richtlinie zum Hinweisgeberschutz (Stand 10.2024)